L’ensemble des entreprises, peu importe sa taille, doit nécessairement inclure l’archivage pour gérer convenablement ses documents. Représentant des dossiers historiques précieux, les sociétés qui mettent en place cette action permettent de justifier, expliquer et fournir des documents concernant les actions présentes et passées. Dans la suite de cet article, vous pourrez découvrir ce qu’est l’archivage et son importance.
Sommaire
Le principe de l’archivage
C’est un pratique permettant la préservation de diverses informations en sécurité, sous format papier et / ou numérique dans un but de conservation à long terme et non pas d’utilisation régulière. Ainsi, ces documents sont précieux et leur conservation est indispensable pour une consultation ultérieure.
Les sociétés ainsi que les organisations doivent concevoir l’archivage comme étant une garantie de disponibilité des informations, en cas de besoin. En effet, il peut arriver qu’un désaccord survienne suite à la mise en place d’une transaction financière ou d’un contrat. Ainsi, pour le résoudre, il suffira de se fier aux documents d’archives concernant cette affaire.
Toutefois, vous devez savoir qu’il ne suffira simplement pas de conserver vos données. Pour plus d’efficacité et une meilleure gouvernance, il sera essentiel de gérer convenablement les archives. Pour ce faire, il faudra développer un système qui traitera les données afin de faciliter leur identification. D’ailleurs, pour un archivage optimal, il est possible de recourir à une société d’archivage.
L’importance de l’archivage en entreprise
En cas de catastrophe, qu’elle soit technologique ou naturelle, les entreprises encourent le risque de perdre leurs données. En effet, leur endommagement ou leur destruction est une possibilité à envisager. De ce fait, grâce à l’archivage, les sociétés se protègent contre le risque de perte d’information. Ajoutez à cela que c’est une action qui veille également à :
- l’amélioration de la sécurité des informations ;
- la diminution des coûts d’exploitation ;
- mettre à votre disposition les preuves nécessaire pour faire face à un audit ;
- renforcement à la conformité des règles et lois en vigueur.
Il faut savoir que la quantité de données produite augmente avec le développement de l’entreprise. De ce fait, le contrôle des données et leur conservation doivent gagner en rigueur, pour permettre un usage plus convenable. Néanmoins, pour faciliter cela, l’archivage numérique est la meilleure option pour un gain de temps et d’argent.
Une prévention contre la perte d’informations
L’entreprise s’expose à d’importantes conséquences dans le cas où elle perd certaines données. Selon plusieurs statistiques, le coût d’un mauvais classement de document reviendrait à plus de 100 euros. Ainsi, le perdre complètement peut nécessiter un budget pouvant aller jusqu’à 650 euros. C’est d’ailleurs pour cela que le recours aux dépôts spécialisés dans le stockage de données d’entreprise est conseillé.
La réductions du budget opérationnel
Le budget nécessaire pour la recréation d’un unique document est assez conséquent. Face à cela, il est nécessaire de trouver une solution qui limite au maximum ce type de perte. Vous pourriez vous tourner vers des logiciels d’archivage et de gestion numérique de documents. Ce dernier représente un excellent investissement sur le long terme.
L’optimisation de la sécurité
Les entreprises subissent de plus en plus de violations de leurs données et de cyberattaques. Face à cela, pour une conservation, sur le long terme, de vos documents, il est nécessaire d’en sauvegarder une trace. Ainsi, recourir à un système électronique dont le rôle est l’archivage des données, permettra de mettre en place des autorisations spécifiques dans l’entreprise, avec une limitation des employés autorisés à y accéder.
Par contre, dans le cas où vous optez pour l’archivage papier, le risque de perte d’égarement ou de consultation des documents par des personnes non autorisées est élevé. Par conséquent, le numérique est la solution adaptée pour le retrait des informations en circulations et pour diminuer le risque de piratage.
L’amélioration de la conformité
Pour être prêt, juridiquement parlant, il est nécessaire d’accorder une importance capitale à l’archivage. Ajoutez à cela que la loi oblige les entreprises à fournir des informations durant un laps de temps défini. Ainsi, l’archivage de données vous évitera le paiement d’amendes ainsi que de pénalités, et vous permet d’être conforme à la réglementation en vigueur.
Faire face aux réclamations juridiques
Si un tiers poursuit votre société, il faudra impérativement présenter des documents pouvant contrer ses accusations. Pour ce faire, la constitution d’un dossier solide repose sur les données que vous pourrez regrouper concernant cette dite affaire. Et cela ne peut se faire que grâce à un archivage efficace.