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vendredi, février 23, 2024

Quels sont critères à prendre en compte pour choisir une secrétaire indépendante ?

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Pour que votre entreprise bénéficie d’une bonne gestion administrative, il est nécessaire de bien choisir la secrétaire indépendante. Ainsi, il vous sera possible de mieux vous focaliser sur vos propres activités. Cependant, si vous ne pouvez profiter de bonnes recommandations, l’unique alternative est de bien sélectionner le profil. Dans la suite de ce guide, retrouvez nos conseils pour sélectionner le profil idéal pour une secrétaire indépendante. 

Utiliser votre réseaux professionnels pour trouver une secrétaire indépendante 

Pour recruter une secrétaire indépendante, la première solution est d’opter pour les services d’une agence de recrutement qui vous mettra en relation avec les profils capables de répondre à vos besoins. Les candidats qu’ils proposent sont généralement pré-sélectionnés, et dotés de recommandations et de qualifications nécessaires au profil de secrétaire indépendante. De ce fait, une première évaluation est souvent effectuée. 

Lors de vos recherches, il est recommandé de sélectionner un profil spécialisé. C’est-à-dire, privilégiez les secrétaires indépendantes qui travaillent dans votre secteur (médical, commercial, comptabilité, etc). D’ailleurs, c’est un critère essentiel lors du recours aux services d’une agence. 

D’un autre côté, vous pourriez vous renseigner auprès de votre entourage professionnel. Il pourrait vous conseiller sur une secrétaire indépendante qu’ils auraient remarquée et qui sortent du lot. 

Cependant, l’agence reste la meilleure solution. En effet, une fois que vous aurez trouvé, avec l’agence, le profil qui vous correspond le mieux et avec les bonnes qualifications, vous n’aurez plus qu’à confirmer votre demande. Suite à cela, la personne sera opérationnelle en moins de 2 jours, sans que vous ayez à la former. Pour ce qui est de la protection de vos informations, la secrétaire indépendante signée une clause de secret professionnel. 

trouver une secrétaire indépendante 

Le paiement de la secrétaire indépendante envoyé par l’agence se fait en fonction du temps de travail qu’elle réalise. Ainsi, vous ne vous engagez ni sur la durée ni le volume horaire. Par conséquent, si l’employeur se rend compte qu’elle ne répond pas à ses exigences, il est en droit de mettre un terme à ses services, en envoyant un préavis de deux jours. 

Enfin, si la secrétaire indépendante s’absente, la continuité du travail sera assurée par une remplaçante envoyée par l’agence. 

L’importance d’une rédaction de conception de poste concise et spécifique

Lorsque vous cherchez une secrétaire indépendante, il est nécessaire de décrire spécifiquement son rôle et les tâches qu’elle devra effectuer, sans oublier les résultats que vous attendez. 

De manière générale, une secrétaire indépendante est chargé de planifier votre agenda, préparer les rapports et gérer les : 

  1. dossiers ;
  2. courriers électroniques ;
  3. appels téléphoniques. 

Pour vous assurer que vous aurez accès au meilleur profil, vous devrez aussi indiquer les qualifications, les compétences ainsi que l’expérience indispensable pour ce poste. Vous devrez aussi faire la mention des spécificités de travail dans la description. En effet, indiquez si le poste est à temps partiel / plein et s’il faudra travailler en distanciel et en présentiel. 

En renseignant l’ensemble de ses informations, vous ne serez pas confronté à des malentendus concernant les responsabilités du poste. 

Comment faire une bonne évaluation des candidats pour le poste de secrétaire indépendante ?

Une fois que vous avez établi une liste des CV potentiellement adaptés, il faudra entamer l’analyse des profils afin de sélectionner le candidat présentant le plus de qualification. Pour ce faire, il faudra commencer par une comparaison des CV des candidats avec la description que vous avez établie pour le poste de secrétaire indépendante. Ainsi, vous pourrez vous assurer que les qualifications, les compétences ainsi que le niveau d’expérience que vous exigez pour le poste sont disponibles. 

le poste de secrétaire indépendante

Après cela, le second critère à mettre en place concerne l’expérience pertinente concernant votre secteur. Ce dernier permettra de départager les profils et en fera apparaître les meilleurs pour votre situation. Ainsi, vous pourrez privilégier les candidats qui ont exercé précédemment dans un secteur d’activité similaire au vôtre. Cela est dû au fait qu’ils auront une meilleure compréhension des besoins du terrain et auront une plus grande capacité d’adaptation. 

Enfin, lors de ses fonctions, une secrétaire devra utiliser divers outils bureautiques ainsi que plusieurs logiciels pour gérer ses tâches. Face à cela, il faudra vous assurer qu’elle a une maitrise complète des éléments que vous utilisez dans votre entreprise. Ajoutez à cela qu’il sera nécessaire de faire une évaluation de ses potentialités opérationnelles. La meilleure manière est de réaliser un test de compétences pratique, afin de connaître réellement leurs aptitudes. 

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