Lors de la création d’un projet, les entreprises ont généralement besoin d’acquérir des compétences, de nouveaux effectifs extérieurs ou encore des outils supplémentaires. Afin d’y parvenir, il est nécessaire de concevoir un appel d’offres. Toutefois, son efficacité dépend de la qualité de sa rédaction.
Sommaire
Le principe d’un appel d’offre
L’appel d’offre permet aux entreprises de mettre en concurrence divers prestataires pour fournir un bien ou réaliser un service. Néanmoins, les fournisseurs doivent émettre des propositions ainsi que des techniques commerciales adaptées à un cahier de charges collectif, dont la définition s’est faite en amont.
En effet, l’appel d’offre est un procédé auquel on peut recourir dans le secteur des marchés publics. Comme c’est le cas lorsqu’une collectivité territoriale désire mettre en place un projet de travaux. Toutefois, dans la pratique, cette procédure est aussi accessible aux entreprises privées, surtout pour un projet présentant des enjeux considérables au niveau du temps et du budget.
Ainsi, on peut prendre comme exemple la digitalisation d’un processus métier au sein d’une entreprise qui n’a pas les compétences ou les ressources humaines nécessaires pour la sélection des outils et leur déploiement. Dans ce cas, pour sélectionner une société de consulting, il faudra les mettre en concurrence. C’est ainsi que vous pourrez consulter différents devis et obtenir plusieurs pistes opérationnelles.
Les avantages du recours à un appel d’offres
Recourir à un appel d’offres permet aux entreprises d’en tirer plusieurs points positifs. En effet, on peut commencer par la gestion des risques. Ainsi, la rédaction de ce type de d’appel permet de constituer une base solide pour gérer efficacement votre projet. Cela est dû au fait que le cahier des charges est précis, permettant l’obtention d’offres en adéquation avec vos besoins. L’entreprise peut ainsi effectuer un gain de temps considérable pour choisir le prestataire adapté.
De plus, lorsque l’appel d’offre est parfaitement rédigé, les entreprises pourront profiter des meilleures propositions du marché et des fournisseurs les plus compétents. Toutefois, pour y parvenir, il faudra présenter les perspectives et les avantages d’une telle collaboration de manière très précise, sur le moyen terme.
Ensuite, le second atout d’un appel d’offre consiste en l’équité et la transparence. En effet, lorsque la rédaction de celui-ci est établie selon un même cahier de charges pour l’ensemble des prestataires, la compétition est plus équitable. Ainsi, c’est un document qui stipulent toutes les exigences et les besoins de l’acquéreur. ce qui garantit une évaluation des propositions selon des critères clairs et objectifs.
Après cela, on relève l’avantage de l’amélioration des coûts étant donné que l’appel d’offre va mettre en concurrence de nombreux prestataires. Ainsi, ces derniers vont proposer des offres plus compétitives. Il ne reste plus qu’à conduire une évaluation de celles-ci afin de choisir celle qui propose un rapport qualité-prix optimal. Ce qui aura un impact considérable sur la rentabilité générale du projet.
Les étapes à suivre pour la réalisation d’un appel d’offre
Comme nous l’avons expliqué précédemment, la réalisation d’un appel d’offre optimal aura des retombées positives sur la globalité de votre projet. Toutefois, pour y parvenir, il est nécessaire de suivre un processus bien défini.
La définition du projet
Pour commencer, il faudra analyser les contraintes du projet, ses objectifs ainsi que ses exigences fonctionnelles. Cela doit précéder la présentation de l’entreprise ou le lancement de l’appel d’offres. En effet, chaque partie concernée aura le rôle de déterminer les critères de performance, les caractéristiques techniques ainsi que les fonctionnalités indispensables pour la résolution de la problématique.
A travers cette étape, vous pourrez mettre en place un cahier des charges complet qu’il vous sera possible d’utiliser pour l’évaluation des offres des fournisseurs.
La présentation de l’entreprise
Afin que les propositions que vous recevez soit qualitative, l’entreprise doit présenter un document structuré afin de faciliter sa lecture et sa compréhension aux différents prestataires. Ainsi, un appel d’offre comprend plusieurs éléments structurels, mais le premier est celui de la présentation de l’entreprise.
Par conséquent, il faudra impérativement inclure certaines informations. Tout d’abord, on peut indiquer l’organisme succinct qui devra comprendre les moyens de contacts des divers collaborateurs. Grâce à cela, les prestataires peuvent identifier et joindre leurs interlocuteurs.
Ensuite, il faudra spécifier le domaine d’activité pour expliquer aux prestataire d’avoir une idée précise de l’environnement concurrentiel de votre entreprise. A cela il faudra ajouter les moyens humains et techniques nécessaires pour mener à bien votre projet. C’est ainsi que les prestataires prendront conscience des acquis de l’entreprise en termes d’outils et de compétences. De plus, inclure un renseignement concernant les effectifs est essentiel pour que les soumissionnaires prennent conscience de la taille de votre entreprise.
Enfin, la dernière information capitale concerne les réalisations. Ainsi, il faudra spécifier tous les succès de l’entreprise afin de prouver votre professionnalisme et attirer les meilleurs prestataires.
La description du problème
Il est important de toujours garder en tête, lors de la rédaction de l’appel d’offre, que le prestataire est étranger à l’entreprise, à ses besoins ainsi qu’au contexte. Par conséquent, il est nécessaire d’être le plus clair possible lors du dressage du portrait et être fidèle à la situation actuelle.
Par exemple, dans le cas de la digitalisation de la gestion comptable, l’entreprise doit effectuer un appel d’offres en spécifiant d’un côté l’objectif du projet. Cela peut s’agir d’une volonté de :
- diminuer les effectifs ;
- gagner en performance ;
- fiabiliser le processus.
D’un autre côté, il faudra inclure la raison ayant poussé l’entreprise à faire cet appel d’offres. Ainsi, cela peut découler de l’échec de la mise en marche de l’outil avec les propres moyens de la société, à cause de sa complexité. A partir de là, le prestataire comprend qu’il sera nécessaire d’accompagner les collaborateurs pour utiliser cet outil avec la planification d’une formation.
La mise en place du cahier des charges
C’est le moteur principal de l’ensemble du document. En effet, l’entreprise ne peut se passer du cahier des charges. Car, il permet non seulement à l’entreprise de s’assurer que son projet est clair. Mais permet également aux soumissionnaires de comprendre les contraintes et les besoins qui y sont liés.
Par conséquent, il faudra être minutieux lors de sa rédaction, sans pour autant inclure un niveau de détails trop élevé. Car, dans le cas d’une précision optimale de la demande, les prestataires seront limités au niveau de l’innovation. Ainsi, il est préférable de laisser une certaine marge de manœuvre.
Déterminer l’évolution de l’appel d’offres
L’entreprise doit indiquer avec précision le déroulement de l’appel d’offres en fixant le cadre qui convient. Pour ce faire, le document doit inclure les paramètres de sélection pour permettre aux prestataires de réaliser le portrait type du partenaire adapté.
Ensuite, il faudra indiquer les modalités de candidature pour que la proposition que soumettre le soumissionnaire soit adaptée à vos attentes. Il faudra également inclure les conditions d’acquisition générale.
Enfin, l’entreprise doit mettre en place un calendrier avec la définition de la date limite pour candidater et pour mettre en œuvre le projet, sans oublier le délai possible pour prendre une décision.
La diffusion de l’appel d’offre
Cette étape ne peut être atteinte qu’après la rédaction de l’appel d’offres et sa relecture. Une fois que c’est fait, l’entreprise peut envoyer son appel d’offres à plusieurs fournisseurs définis. Ces derniers pourront par la suite communiquer leur proposition et technique commerciale, en retour. Il ne vous restera plus qu’à choisir la meilleure offre pour vous.